[Anzeige] Seit drei Jahren bin ich nun schon selbstständig – zwar nicht auf den Tag genau, aber mein Schritt in die Selbstständigkeit erfolgte Anfang Mai 2014.
 

Eine aufregende Zeit, an die ich mich erinnern kann, als wäre sie gestern gewesen. Alles war so neu; die Gedanken vielseitig. Versichere ich mich privat oder freiwillig gesetzlich? Soll ich ein Geschäftskonto eröffnen? Wenn ja, bei welcher Bank? Bin ich als Freiberuflerin weiterhin Rentenversicherungspflichtig?

Diese und andere Fragen schwirrten mir in den ersten Wochen durch den Kopf. Und dann, als diese überstanden waren, kamen neue hinzu – und zwar als ich erste Kundenprojekte abschloß und Rechnungen für meine erbrachten Leistungen stellen musste.

Ähm, ja. Und wie funktioniert das jetzt? Ich hatte keinen Schimmer, wie eine ordentliche Rechnung auszusehen hat, geschweige denn auf welche gesetzlichen Pflichtangaben ich achten sollte. Ich googelte im Internet nach Vorlagen; bat eine befreundete Selbstständige mir eine ihrer Rechnung als Muster zu schicken.

Dieser Aufforderung kam sie dankenswerter Weise nach. Mit ein paar Anpassungen hier und da, verwende ich ihre Vorlage seither zur Rechnungsstellung.

In der Regel sieht mein Vorgehen dabei so aus: Ich nehme eine ältere Rechnung als Word-Dokument zur Hand, ändere das Datum, die Rechnungsnummer, Anschrift des Kunden sowie die Leistungen und trage den zu zahlenden Betrag ein, den ich zuvor selbst ausgerechnet habe – ja, alle Posten (Nettobetrag, 19% MwSt. und Bruttobetrag). Zu guter Letzt speichere ich die Rechnung als PDF-Datei ab, bevor sie an den Kunden per E-Mail rausgeht.

Einige von Euch werden jetzt aufgrund meiner Ineffektivität die Hände über den Kopf schlagen; andere wiederum, nickend vor dem Computer sitzen und bei sich denken: “Genau so mache ich das auch immer”.

I feel you, sister. Bis vor kurzem kam mir gar nicht in den Sinn, dass es noch andere Wege geben könnte, um zum Ziel – eine ordentliche Rechnung – zu gelangen.

Gibt es aber. Ich hatte die Möglichkeit eines der zahlreichen Rechnungsprogramme auf dem Markt zu testen – und werde ab sofort meiner alten, manuellen Methode abschwören. 😉

Kostenloses Rechnungsprogramm: Zervant

Die Geschichte

“Finnland hat sich binnen kürzester Zeit zu einem Sehnsuchtsort für junge Gründer entwickelte” schrieb das manager magazin vor zwei Jahren.

Im Artikel heißt es weiter: “In Espoo, 15 Minuten von Helsinki entfernt, werden jedes Jahr rund 400 neue Firmen gegründet.” Darunter befand sich Ende 2010 auch Zervant, eine kostenlose Rechnungssoftware für Einzelunternehmer, Selbstständige, Freelancer und kleine Unternehmen.

Die Gründer Mattias Hansson, Tuukka Koskinen und Patrik Ekman “hatten genug von der nervenaufreibenden Büroarbeit”, heißt es auf der Zervant-Website. Sie haben eine Vision: “Wir wollen es Entrepreneuren so einfach wie möglich machen ihre Unternehmen zu führen”, sagt Hansson auf Northzone.com.

Dabei werden sie von Investoren unterstützt. Erst im vergangenen Herbst konnten sie 4 Millionen Euro einsammeln. “Die Investition wird uns helfen signifikant zu wachsen und unsere Position als führender Fakturierungsanbieter für kleine Unternehmen in Europa zu stärken”, so Hansson bei goodnews from Finland.

Seit 2013 gibt es Zervant auch bei uns in Deutschland auf dem Markt.

Anfänglich basierte der Rechnungsstellungs-Service auf einem Abo-Modell. Mittlerweile wurde das Geschäftsmodell auf Freemium umgestellt. Das bedeutet, das Basisprodukt – im Fall von Zervant die Rechnungsstellung – wird gratis angeboten; Premium-Funktionen kosten extra.

Wenn das nicht ein Grund mehr ist, sich Zervant mal genauer anzuschauen. 🙂

Das Programm

Zervant.com
Zervant.com — Screenshot: Sandra @ FF&

Die Anmeldung bei Zervant ist denkbar einfach: Es reichen die eigene E-Mail-Adresse sowie ein selbst vergebenes Passwort.

Zervant-Anmeldung
Kostenlos anmelden — Screenshot: Sandra @ FF&

Wenn man möchte, kann man im Anschluss einem kurzen Tutorial folgen, dass einem zeigt, wie man ganz einfach eine Rechnung erstellt. Ihr findet es in den Benachrichtigungen.

Zervant Tutorial
Tutorial in Benachrichtigungen ansehen — Screenshot: Sandra @ FF&

Grundeinstellungen vornehmen

Als Allererstes solltet Ihr unter “Mein Konto” (oben rechts) Eure Unternehmensinformationen, wie z. B. die Adresse, Kontakt, Steuernummer und Eure Umsatzsteuer-ID eintragen sowie den Rythmus in dem Ihr Eure Umsatzsteuervoranmeldung abgebt. Außerdem könnt Ihr angeben, ob Ihr auf Euren Rechnungen Umsatzsteuer ausweist – und wenn ja, wie viel (7% oder 19%).

Zervant "Mein Konto"
1. Schritt: Unternehmensinformationen unter „Mein Konto“ eintragen — Screenshot: Sandra @ FF&

An dieser Stelle könnt Ihr auch Euer Logo hochladen, wenn Ihr wünscht, dass es auf Euren Rechnungen erscheint. Bei mir hat das leider nicht auf Anhieb geklappt. Ich musste es komprimieren. Auf der Suche nach korrekten Maßen zum Upload von Logos bin ich nicht fündig geworden. Seitens Zervant wird lediglich empfohlen das Logo in quadratischer Form und als PNG-Format hochzuladen.

Als nächstes solltet Ihr Eure Standardeinstellungen für Eure Rechnungen vornehmen. Wie lautet die Rechnungssprache? In welcher Währung soll Eure Rechnung bezahlt werden? Liegt Euer Zahlungsziel bei 14 oder 30 Tagen? Erhebt Ihr Verzugszinsen? Wenn ja, wie hoch sind diese? Soll eine Referenznummer ausgewiesen werden?

Wollt Ihr Eure Fußzeile bearbeiten oder eine persönliche Nachricht auf Eure Rechnung schreiben? Dann ist hier der richtige Ort dafür.

Rechnungseinstellungen Zervant
2. Schritt: Standardeinstellungen für Rechnungen festlegen — Screenshot: Sandra @ FF&

Keine Angst, die Handhabung des Programms ist sehr intuitiv – und da die Oberfläche komplett in deutscher Sprache ist, für jedermann verständlich.

Im Übrigen finde ich die Aufmachung von Zervant grundsätzlich sehr ansprechend und zeitgemäß.

Rechnung stellen

Nachdem Ihr nun alle Stammdaten hinterlegt und Eure Rechungseinstellungen vorgenommen habt – was nicht mehr als 5 Minuten in Anspruch nimmt –, kann auch schon die erste Rechnung erstellt werden.

Dazu klickt Ihr einfach unter dem Menüpunkt “Rechnungen”, den Ihr links von “Mein Konto” findet auf den Button “Neue Rechnung” und schon öffnet sich die Maske zur Rechnungserstellung.

Auch hier ist alles selbsterklärend. Vergebt eine Rechnungsnummer, wählt das Rechnungsdatum aus (es ist das aktuelle Datum voreingestellt) sowie das Zahlungsziel. Das Fälligkeitsdatum wird automatisch berechnet – falls Dein Kunde die Zahlungsfrist versäumt, wirst Du von Zervant per Mail darauf hingewiesen eine Mahnung rauszuschicken.

Die Posten, die Ihr in Rechnung stellen wollt, lassen sich ganz einfach mit Buttons hinzufügen. Wiederkehrende Posten könnt Ihr als Produkt anlegen.

Rechnungserstellung mit Zervant
Rechnung erstellen — Screenshot: Sandra @ FF&

Rechnung verschicken oder herunterladen

Die fertige Rechnung kann man dann als PDF herunterladen oder direkt per E-Mail verschicken. Ein Post-oder Fax-Versand über Zervant ist nicht möglich – in unserer heutigen digitalen Zeit meiner Meinung nach auch nicht mehr nötig. Der Umwelt zuliebe.

Rechnung verschicken mit Zervant
Rechnung verschicken oder herunterladen — Screenshot: Sandra @ FF&

Eine digitale Signatur, insbesondere für Angebote, die auch mit dem Programm erstellt werden können, wäre allerdings wünschenswert. Momentan gibt es diese Möglichkeit nicht.

Neben Rechnungen – hier hat man übrigens sechs Optionen (u. a. Inlandsrechnungen mit und ohne USt.)– und Angeboten können mit Zervant auch Belege, Lieferscheine, Gutschriften und Mahnungen erstellt werden.

Auch unterschiedliche Kunden sind hinterlegbar. Das ist insbesondere dann interessant, wenn Ihr für Auftraggeber wiederholt an Projekten arbeitet.

Fazit

Wie ich schon eingangs erwähnt habe, werde ich nach dem Test von Zervant nicht mehr zu meiner alten Methode der Rechnungserstellung zurückkehren, sondern weiterhin den Online Service nutzen. Der Aufwand ist viel geringer und ich spare Zeit – letztendlich sehen die Rechnungen auch noch schöner aus, als meine derzeitigen. 😉

Clean und übersichtlich, so habe ich es gerne. Wer darauf hofft, ganz individuelle Rechnungen erstellen zu können, wird nicht fündig werden.

Auch Selbstständige, die einen Shop (z. B. bei Amazon oder eBay) betreiben und viele Kunden und Bestellungen abwickeln möchten, sind mit dem Programm nicht gut beraten, weil es momentan noch keine Schnittstelle zu externen Systemen gibt.

Allen Datenschutzfreunden unter Euch sei gesagt sein, dass Zervant die Web Services von Amazon nutzt. Infos dazu findet Ihr hier.

Wer nun Lust bekommen hat, Zervant selbst zu testen, sollte es tun. Ich bin ein Fan geworden! 🙂

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