Rechnung schreiben – so geht’s richtig!

Rechnung schreiben

Agnes Musfeldt ist seit Juli 2016 als selbständige Steuerberaterin in Hamburg tätig. Das ist ihre Leidenschaft, die sie seit 2003 zunächst fest angestellt in verschiedenen Steuerberatungsgesellschaften Hamburgs auslebte. Die Energie dazu holt sie sich beim täglichen Yoga und grünem Tee. Mit der Selbständigkeit ist es nun soweit die gesammelten Erfahrungen in einer eigenen Kanzlei einzubringen. Agnes berät nicht nur die Mandanten, sondern sorgt für Klarheit auf den Unwägbarkeiten des Steuerrechts.

Als Selbstständige kommt man um das Rechnung schreiben nicht herum. Trotzdem herrschen viele Unklarheiten vor. Als Steuerlaie ist man sich oft nicht sicher, wie eine richtige Rechnung auszusehen hat.

Was muss alles auf der Rechnung enthalten sein? Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer? Worauf muss ich achten, wenn ich eine Rechnung erhalte und die Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen möchte? Und was mache ich als Kleinunternehmer? Gibt es hier Besonderheiten?

Ich kläre Euch auf.

Die Vorschriften zu den Rechnungsangaben sind in § 14 UStG geregelt.

Rechnung schreiben: Nötige Angaben

Rechnungen müssen folgende Pflichtangaben enthalten:

1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
3. das Ausstellungsdatum
4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)
5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt („Netto“) für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist, und
8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag, im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis auf die Steuerbefreiung oder bei Kleinunternehmer der Hinweis „gem. §19 UStG wird keine Umsatzsteuer erhoben“
9. ein Hinweis auf die 2-jährige Frist zur Rechnungsaufbewahrung des Leistungsempfängers bei Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken an Nichtunternehmer oder an den Privatbereich von Unternehmern
10. stellt der Leistungsempfänger (oder ein von ihm beauftragter Dritter) die Rechnung, muss darin die Angabe „Gutschrift“ erfolgen

Es ist wichtig, dass man die Rechnungsangaben prüft. Fehlen einzelne der oben genannten Angaben oder sind sie unvollständig bzw. ungenau, kann dies zur Versagung des Vorsteuerabzugs beim Leistungsempfänger führen.

Rechnungen müssen nicht ausdrücklich als solche bezeichnet werden. Es reicht aus, wenn sich aus dem Inhalt des Dokuments ergibt, dass es sich um eine Abrechnung des Unternehmers über eine Lieferung oder sonstige Leistung handelt.

Als Rechnungen können daher z. B. auch Verträge (Kauf- und Mietverträge), Kassenbons und Quittungen anerkannt werden.

Kleinbetragsrechnungen

Aber es gibt eine Ausnahme – das sind die sogenannten Kleinbetragsrechnungen:

Rechnungen, deren Gesamtbetrag 150,00 € nicht übersteigt, müssen die umfangreichen Angaben nicht enthalten. Vielmehr genügen folgende Angaben:

1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
2. Menge und handelsübliche Bezeichnung des Gegenstandes der Lieferung oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
3. Entgelt und der Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe
4. Steuersatz für die Umsatzsteuer oder Hinweis auf Steuerbefreiung
5. Ausstellungsdatum

Für Kleinunternehmer gelten diese Pflichten entsprechend, jedoch muss ein Hinweis auf § 19 UStG auf der Rechnung enthalten sein.

© Beitragsbild: unsplash.com

1 Kommentar
  1. Andrea Lackner sagt:

    Hallo Agnes, klasse – ein sehr informativer Beitrag, der alle grundlegenden Aspekte zur Rechnungsstellung berücksichtigt! Vielleicht noch eine kleine zusätzliche Hilfestellung für alle, die sich noch nicht 100% sicher damit fühlen: Unsere kostenlose Rechnungsvorlage für Word und Excel: Damit habt ihr dann eine Vorlage, die ihr nur noch fertig ausfüllen müsst 🙂 VG Andrea (Debitoor)

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