Leah Marie Zeppos ist Country Managerin bei Holvi. Sie zählt zu den einflussreichsten Frauen der deutschen Fintech-Szene und prägt diese maßgeblich mit. Zudem gibt sie regelmäßig Workshops zum Thema „Digitale Buchhaltung“ und steht Jungunternehmern sowie Start-ups als Beraterin zur Seite.

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Kundenakquise, Angebotserstellung, Networking und Coachings, um Euer Business voranzutreiben – Die Selbstständigkeit verlangt gerade von Solopreneuren und Kleinunternehmern einiges ab. Natürlich möchtet Ihr Euch auf diese Aktivitäten konzentrieren können. Da geraten Aufgaben wie die Buchführung schon mal in den Hintergrund. Das kann im Nachhinein – vielleicht habt Ihr diese Erfahrung sogar schon gemacht – viel Zeit und Nerven kosten. Eure Buchhaltung digital zu organisieren, hilft Euch nicht nur, das zu vermeiden, sondern bringt Euch auch darüber hinaus etliche Vorteile.


Mehr Zeit für Euer Business: Das Zettelchaos im Schuhkarton in den Griff bekommen, am Ende des Jahres alle Belege richtig zuordnen und den ganzen Papierkram schließlich zum Steuerberater tragen – all das wird mit der digitalen Organisation Eurer Finanzen hinfällig. Habt Ihr die Belege nämlich einmal mit Eurem Smartphone eingescannt, könnt Ihr sie über die Cloud sofort in dem jeweils dafür vorgesehenen Ordner ablegen. Damit ist die Vorbereitung für den Steuerberater bereits erledigt – Ihr könnt Euch also voll und ganz auf Eurer Business konzentrieren.

Kosten sparen: Mit einem digitalen Buchhaltungsprogramm könnt Ihr unter Umständen die Kosten für einen Buchhalter sparen, denn die Software übernimmt in der Regel all das, was er für Euch bislang erledigt hat. Auch wenn Ihr ihn in Ausnahmefällen hinzuzieht, ist die Ersparnis enorm und vor allem dann entlastend, wenn Ihr ein kleines Business betreibt. Auch der regelmäßige Upload Eurer Belege sorgt dafür, dass keiner verloren geht. Schließlich muss man für Posten, die nicht durch einen Beleg nachgewiesen werden können, selbst aufkommen. Das passiert leider öfter als gedacht und vermeintlich kleine Beträge summieren sich zu einem Betrag, der Euch und Eurem Geschäft ziemlich weh tun kann.

Mehr Flexibilität: Gerade wenn Ihr viel unterwegs seid, macht es Sinn, Eure Buchhaltung digital zu organisieren. Ob auf einer Messe in Schweden, am Flughafenterminal oder während eines längeren Auslandseinsatzes, via Cloud könnt Ihr Eure Unterlagen jederzeit updaten, Eure Belege hochladen und habt Eure Finanzen immer im Überblick – an jedem Ort, zu jeder Zeit.

Kein aufwendiges Kopieren mehr: Kennt Ihr das? Die Zahlen auf den Kassenbelegen beginnen allmählich an Kontur zu verlieren. Sie verblassen, werden unlesbar. Die bisherige Lösung für dieses Problem: Kopien. Anstatt jedoch stundenlang vor dem Kopierer zu stehen und unnötig Papier zu verbrauchen, könnt Ihr Eure Belege mit Tools wie Holvi, sevDesk oder lexoffice auch ganz einfach abfotografieren und direkt in der Cloud ablegen. Somit sind sie in Sekundenschnelle in Euer Kassenbuch eingepflegt und bis auf Weiteres konserviert.

Holvi - Digitale Buchhaltung
© Holvi

So viel zu den Vorteilen der digitalen Buchhaltung. Aber auf was gilt es bei der Umsetzung zu achten und wie könnt Ihr Eure Finanzen über die Cloud optimal managen?

#1 Ändert Euer Mindset: Viele Selbstständige zweifeln immer noch an, dass sich die Buchhaltung ganz ohne Papier erledigen lässt. Allerdings ist das sogar erwünscht, denn auch die Finanzämter stellen nach und nach auf “digital” um: So ist die ELSTER-Registrierung (Umsatzsteuervoranmeldung) beispielsweise nur noch online möglich.

#2 Zieht von Anfang an einen Steuerberater hinzu: Ein digitales Buchhaltungsprogramm ist ein smartes Tool, um Zeit und Geld zu sparen. Dennoch ersetzt es keinen Steuerberater! Diesen solltet Ihr von Anfang an hinzuziehen, denn wenn bei der Einstufung Eures Business Fehler unterlaufen – Ihr Euch z. B. als Freiberuflerin registrieren lasst, Eurer Geschäft aber mittelfristig auf ein Gewerbe abzielt – kann das im Nachhinein sehr teuer werden. Abgesehen davon solltet Ihr bei Eurer Suche darauf achten, dass Euer Steuerberater sowohl digital als auch mit Kleinunternehmern arbeitet.

#3 Arbeitet mit einem auf Eurer Business zugeschnittenen Buchhaltungsprogramm: Nicht jedes Buchhaltungsprogramm ist für Euer Business geeignet. So gibt es Software und Cloud-Lösungen, die sehr stark ins Detail gehen und meist nur für bargeldschwere Unternehmen sinnvoll sind, nicht aber für Kleinunternehmer wie zum Beispiel Yoga-Lehrer oder Texter. Die Lernkurve ist bei einigen Programmen also entsprechend hoch. Um ein Programm zu finden, das zu Eurem Business passt, ist es wichtig zu wissen, was Ihr braucht. Wenn bei Euch im Monat beispielsweise nur vierzig Belege auflaufen, reicht ein einfaches Buchhaltungsprogramm in der Regel völlig aus. Damit spart Ihr Euch im Hinblick auf die Einarbeitung vor allem eines: Nerven.

#4 Entwickelt eine Routine: Gerade die Regelmäßigkeit Eurer Beleg-Uploads wird sich auszahlen. Spätestens am Jahresende, wenn Ihr nichts weiter tun müsst, außer Eure Unterlagen mit einem Klick an Euren Steuerberater weiterzuleiten.

#5 Sorgt für eine transparente Ordnerstruktur bei Euren Rechnungen: Immer mehr Freelancer und Gewerbetreibende bieten ihre Dienstleistungen und/oder Produkte international an. Um Ordnung im Hinblick auf die Versteuerung Eurer Einnahmen zu halten – die Abrechnung der Mehrwertsteuer ist bei EU und internationalen Rechnungen nämlich nicht immer einheitlich –, empfiehlt es sich, Eure Rechnungen in unterschiedlichen Ordnern (z. B. Deutschland, EU, international) abzulegen.

#6 Nutzt einen Onlineshop als Zahlungsportal: Wenn Ihr Kleinunternehmerinnen seid, lohnt es sich, über einen Onlineshop als Zahlungsportal nachzudenken – vor allem dann, wenn Ihr viele Rechnungen über kleine Beträge schreiben müsst. Schließlich ist es in diesem Fall unglaublich zeitaufwendig, Eure Zahlungseingänge im Blick zu behalten. Abgesehen davon vermeidet Ihr finanzielle Engpässe, denn der Kunde zahlt im Voraus. Ein eigener Onlineshop lohnt sich auch deshalb, weil die direkte Abrechnung Euren Status als Freelancerin bzw. Selbstständige nicht gefährdet. Zieht Ihr Online-Bezahldienste wie z. B. Paypal oder Stripe hinzu, bedeutet das oft, dass Ihr ein Gewerbe anmelden und somit auch Gewerbesteuer zahlen müsst.

#7 Legt die richtigen Kategorien an: Zwar gibt es gewisse Standardkategorien (z. B. Bewirtung, Telefonkosten, Fachliteratur, Akquise, Kundenbesuch), die zum buchhalterischen Grundrepertoire gehören. Dennoch verlangt jedes Business darüber hinaus auch nach individuellen Kategorien. Hilfreich ist es, wenn Ihr dieselben Kategorien benutzt, wie Euer Steuerberater. Nachfragen lohnt sich.

Seid Ihr diese Schritte erst mal gegangen, werdet Ihr merken, wie einfach digitale Buchhaltung sein kann. Und natürlich investierst Ihr damit in den Aufbau Eurer wichtigsten Ressourcen: Zeit und Geld.

Über Holvi

Holvi vereint alles, was moderne Selbstständige brauchen, in einem digitalen Geschäftskonto. Die nützlichen Zusatzfunktionen wie die papierlose Buchhaltung und Rechnungserstellung sowie ein Online-Store für Eure Produkte helfen Euch, Euch wieder auf Eure Kernkompetenzen zu konzentrieren.
 
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© Beitragsbild: Holvi

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