Aufräumen im Büro – So schaffst du es Ordnung zu halten

Life Balance | 0 Kommentare

Ein Beitrag von GastautorIn

30. August 2021
Aufräumen im Büro - Rita Schilke

Ordnung im Büro ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor nicht zuletzt für Selbständige. Hier mein 6-Punkte-Programm aus meinen persönlichen und professionellen Erfahrungen als Aufräumcoach.

1. Ein freier Schreibtisch und verfügbare Arbeitsmittel

Auch wenn du deine Hauptarbeit nicht am Schreibtisch erledigst (wie das bei mir selbst der Fall ist – ich arbeite vorwiegend vor Ort beim Kunden), gibt es immer Aufgaben am Schreibtisch. Auch für alle anderen, die ihre Tage ausschließlich im Büro verbringen, ist zentral, dass die Arbeit effizient erledigt wird.

Damit dies gelingt, ist ein freier Schreibtisch die erste Voraussetzung. Räum also den Schreibtisch komplett frei. Zurück wandern nur die Arbeitsmittel, die du wirklich benötigst. Ordne alles, was du für die aktuelle Aufgabe benötigst, in erreichbarer Nähe an. Dazu gehören Laptop bzw. Tastatur und Monitor in ergonomisch richtiger Höhe (leicht erhöht). Außerdem Schreibblock, Notizzettel, Post-Its, Telefon bzw. Handy, eine Box für die Stifte etc.

Ich selbst habe Stifte, Post-Its, Kabel für Handy und Tablet in den kleinen Schubladen meines Sekretärs verstaut. Daneben helfen kleinere oder größere Schachteln in den Schubladen deines Schreibtischs diverse Kleinutensilien unterzubringen. Büroklammern, Klebestifte, Tesafilm, Radiergummi fliegen dann nicht bei jedem Aufziehen durcheinander. Die Schreibtischfläche ist ansonsten komplett frei.

Wichtig ist, dass du alle Arbeitsmittel, die du benötigst mit einem Griff findest und zur Hand hast. Nicht mehr benötigte Papiere und Unterlagen sortierst du nach der „Vier-Stapel-Methode“.

2. Vier Stapel bilden

Ich vermute, du kannst dich von einem Großteil der Unterlagen auf deinem Schreitisch sofort trennen. Diese Unterlagen betreffen bereits bearbeitete Projekte oder solche, die du noch planst. Deshalb empfehle ich, für alle Unterlagen, die du gerade nicht bearbeitest, vier Stapel zu bilden:

  • Noch bearbeiten
  • Abheften
  • Eilig, dringend, wichtig
  • Entsorgen

Es geht darum, klar zu entscheiden. Dass es einen Unterschied zwischen „eilig“, „dringend“ und „wichtig“ gibt, brauche ich nicht zu erwähnen. Es kommt hier darauf an, den Vorgängen, die für dich eine hohe Priorität haben, einen festen Platz zu geben. Dann wirst du sie nicht vergessen.
Für „Noch bearbeiten“ und „Eilig, dringend, wichtig“ kannst du auf deinem Schreibtisch eine Ablagebox einrichten. Vereinbare mit dir selbst einen Termin, bis wann du diese Themen jeweils bearbeiten wirst.
Alles, was veraltet, nicht mehr aktuell ist, kannst du entsorgen: Tageszeitungen, die älter als eine Woche sind, abgelaufene Kataloge, Notizen zu bereits abgeschlossenen Projekten, die du nicht weiter auswerten willst.

3. Durchdachtes Ablagesystem auf PC und in Ordnern

Für die verbliebenen Unterlagen legst du ein durchdachtes System an. Am besten ist, wenn das System auf dem PC sich auch in deinen Papierordnern widerspiegelt. Die Systematik soll einheitlich und durchgehend sein. Du kannst die Sortierung der Ordnung auf dem PC beeinflussen, indem du dem „sprechenden“ Namen eine Ziffer voranstellst.

Meine Ordnerstruktur sieht zum Beispiel folgendermaßen aus:

  • 01 Blog-Beiträge
  • 02 Fotos
  • 03 Medien
  • 04 Social Media
  • Usw.

Unabdingbar ist ein funktionierendes Sicherheitskonzept für deinen Rechner. Für Papierordner gibt es ansprechende, farbige Register, nach denen du die Unterlagen einsortierst. Die Ordner befüllst du nur zu 80 %. Das erleichtert das Verstauen der Ordner und schont die Mechanik. Auch die Ordner beschriftest du mit sprechenden Namen in einheitlicher Systematik.

4. Steuerunterlagen systematisch sammeln

Oft ist der anstehende Termin für die Steuererklärung Anlass dafür, dass Menschen Kontakt zu mir aufnehmen. Ich rate deshalb, schon während des laufenden Jahres Belege für die Steuer systematisch abzulegen. Das erleichtert die Steuererklärung immens. Jede Rechnung und Quittung, die hereinkommt, heftest du unter der entsprechenden Kategorie mit Schnellhefter-Klammern ab. Also zum Beispiel unter „Außergewöhnliche Belastungen“, „Betriebskosten“ etc. Das Ausfüllen der Steuererklärung geht dann ganz leicht.

5. Rituale pflegen

Damit die Ordnung erhalten bleibt, hilft es, wenn du dir einige Rituale zur festen Regel macht:

  • Post unmittelbar öffnen, nachdem du sie aus dem Briefkasten geholt hast
  • Bei jedem Stück Papier, das du in die Hand nimmst, sofort entscheiden, was du damit tun willst.
  • Feste Zeiten für E-Mails reservieren.
  • Zielmarke für die Beantwortung von Anfragen festlegen. Ich setze mir zum Beispiel zum Ziel, soweit möglich, telefonische Anfragen bzw. E-Mails innerhalb von zwei Stunden zu beantworten.
  • Pausen nicht vergessen. Vom Schreibtisch aufstehen, zum Briefkasten gehen oder in der Mittagspause mal um den Block.
  • Am Ende des Arbeitstags den Schreibtisch aufräumen und eine Liste mit allen wichtigen Todos für den kommenden Tag bereitlegen.

Dieses Minimum an Disziplin hat viele Vorteile.

6. Notizbuch führen statt Zettelwirtschaft

Bei vielen meiner Kundinnen und Kunden begegnen mir eine Vielzahl von Zetteln und Notizen auf dem Schreibtisch. Sie alle sind wichtig, und meine Kunden wollen das Notierte auf keinen Fall vergessen. Trotzdem passiert das häufig. Wenn nämlich einzelne Zettel in dem Berg untergehen. Dann finden Menschen zum Beispiel wichtige Passwörter nicht mehr.

Deshalb empfehle ich ein Notizbuch zu führen. Ein schönes Buch, das du gerne ansiehst und in die Hand nimmst. Du kannst es mit einem für dich passendem Motto versehen, wie „Wohlgemerkt“ oder „Carpe Diem“. Es enthält To-do-Listen, Arbeitsprogramme Gedanken und Hinweise zu Projektideen.

Wenn du einen Punkt erledigst, streichst du diesen mit einem dicken Edding und einem zufriedenen Gefühl durch. So wird das Notizbuch ein steter Begleiter in deinem aufgeräumten Büro.

Rita Schilke ist selbständiger Aufräumcoach seit 2010. Mit Freude und Enthusiasmus unterstützt sie ihre Kundinnen und Kunden bei diversen Aufräumthemen – gerade im Büro. Das Schaffen einer Ordnung mit System und das Finden von praktischen und praktikablen Lösungen sind ihr ein besonderes Anliegen.

Rita Schilke

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