5 Tipps, wie du als Solo-Selbstständige deine Produktivität steigern kannst

Selbstmanagement | 0 Kommentare

Ein Beitrag von GastautorIn

15. April 2021
5 Tipps mit denen du deine Produktivität steigern kannst

Wir alle kennen es: Als Selbstständige oder Unternehmerinnen haben wir unglaublich viel zu tun. Und vor allem stehen so viele unterschiedliche Dinge auf unserer To-Do-Liste.

Kleinigkeiten, Bürokratie, Steuern, unsere „eigentliche“ Arbeit, Weiterbildung und vieles mehr. Auch wenn wir am Ende des Tages einiges geschafft haben, gibt es Phasen, in denen wir uns so gar nicht produktiv fühlen. Wir haben das Gefühl, wir treten auf der Stelle und kommen einfach nicht voran. Für genau solche Phasen möchte ich dir fünf Tipps mitgeben, mit denen du deine Produktivität (wieder) auf ein neues Level heben kannst.

1: Definiere „Produktivität“ für dich persönlich und welche Ergebnisse für deine Arbeit wichtig sind.

Viel zu erledigen, hin und her zu rennen, zwanzig Mal deine Mails zu checken und nebenbei noch mit einer Freundin zu telefonieren ist nicht produktiv. Wenn dein Alltag so aussieht, bist du beschäftigt. Und das ist ein gewaltiger Unterschied.

Produktivität heißt, dass wir Ergebnisse produzieren. Und zwar Ergebnisse, die für uns und unsere Arbeit/Karriere relevant und wichtig sind.

Dein erster Schritt sollte also darin bestehen, „Produktivität“ für dich klar zu definieren. Welche Ergebnisse sind für deine Karriere wichtig? Sind es gute Podcast-Folgen? Oder bist du Autorin und möchtest mehr Bücher oder Blogposts veröffentlichen? Bist du Künstlerin und möchtest mehr Bilder malen?

Nimm dir ein paar Minuten Zeit und schreibe ganz gezielt auf, welche Ergebnisse du
anstrebst. So weißt du ab jetzt ganz genau, was du machen musst, um produktiv zu sein und dich auch so zu fühlen.

Produktivität steigern als Selbstständige

2: Priorisiere deine Aufgaben

Ich kann es nicht genug betonen, aber Priorisierung ist der Schlüssel zu allem. Welche deiner Aufgaben sind wirklich wichtig? Welche nur dringend?

Eine gute Herangehensweise zur Priorisierung ist die Eisenhower-Methode. Dort teilst du deine Aufgaben in vier Kategorien ein:

  1. Wichtige und dringende Aufgaben werden sofort erledigt. Das sind meist irgendwelche Krisen in unserem Arbeitsalltag. Bei diesen Aufgaben müssen wir handeln. Wir wollen aber über unsere Handlungen selbst entscheiden. Daher erledigen wir als nächstes die wichtigen Aufgaben.
  2. Wichtige Aufgaben werden als zweites erledigt, damit wir sie zeitnah abarbeiten. So verhindern wir, dass sie zusätzlich zu ihrer Wichtigkeit dringend werden und uns zum Handeln zwingen. Diese Aufgaben terminierst du also und trägst sie direkt in deinen Planer ein.
  3. Dringende Aufgaben, die aber nicht wichtig sind, delegieren wir. Das könnte z.B. der Haushalt sein. Den kannst du an einen Staubsaugerroboter, eine Spülmaschine oder eine Haushaltskraft delegieren. Oder du delegierst den Bau einer neuen Webseite oder Recherchearbeiten. Delegieren kostet in vielen Fällen Geld. Aber dafür sparst du dir einiges an Zeit und Stress. Und die neu gewonnene Zeit und Energie kannst du in die wichtigen Dinge investieren, die dich und dein Business voranbringen.
  4. Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind, eliminieren wir einfach. Warum sollten wir unsere Zeit mit etwas verschwenden, dass uns rein gar nichts bringt?

Wenn du deine To-Do-Liste nach diesen Schritten durchgegangen bist, kannst du die neu gewonnene Zeit nutzen, um wichtige Aufgaben umzusetzen und mehr Leichtigkeit in deine Arbeit zu bringen.

3: Fokus

Du schreibst an einem Artikel, dein Mailprogramm ploppt auf, du beantwortest noch schnell die Mail, vielleicht noch eine zweite, acht ja, den einen Kunden/die eine Kundin solltest du ja auch noch anrufen… Schnell sind ein oder zwei Stunden vergangen und der Artikel ist immer noch nicht fertig.

Konzentriere dich daher immer auf eine Aufgabe nach der anderen. Eliminiere alle
potenziellen Ablenkungen und führe gerne auch im Home-Office und mit Mitbewohner*Innen „Fokus-Zeiten“ ein. Das heißt, es wird klar kommuniziert, von (z.B.) 11:00 Uhr bis 12:00 Uhr bist du nicht erreichbar. Danach kannst du dir gerne das spannende Video von deinem Mitbewohner/deiner Mitbewohnerin ansehen. Aber in dieser einen Stunde arbeitest du vollkommen konzentriert und fokussiert.
Das hat den Vorteil, dass dein Gehirn sich nicht immer wieder neu auf die eigentliche Aufgabe einstellen muss. Dadurch sparst du Zeit und Energie und kommst schneller zu deinem produktiven Ergebnis.

4: Das Pareto-Prinzip

Bist du vielleicht auch gerne etwas perfektionistisch unterwegs?
Ich meine, in den meisten Fällen haben wir uns ja selbstständig gemacht, weil wir eine
Leidenschaft für unser Fachgebiet haben. Wir wollen alles richtig gut machen. Möglichst
perfekt. Und das kostet nun mal Zeit.

Nun, ich persönlich finde, es ist ein Unterschied, die Dinge „bestmöglich“ zu machen oder „perfekt machen zu wollen“. Etwas perfekt machen zu wollen, kann uns nämlich leicht davon abhalten, etwas zu Ende zu bringen oder überhaupt erst einmal anzufangen.

Kennst du das Pareto-Prinzip? Es besagt (sehr grob und vereinfacht), dass 20% des Einsatzes für 80% der Ergebnisse verantwortlich sind.

  • Dass z.B. 20% deiner Kunden/Kundinnen dir 80% deines Umsatzes bringen.
  • Die restlichen 80% Einsatz sorgen eher für die letzten 20% – also die Details und Kleinigkeiten.

Dieses Prinzip darfst du dir bei jeder Aufgabe in Erinnerung rufen. Dabei geht es nicht um versteifte Zahlen, sondern um das Prinzip, dass du nicht immer 100% geben musst, um ein super gutes Ergebnis zu erzielen.

Natürlich gibt es Aufgabenbereiche, bei denen es sich lohnt 100% zu geben. Aber musst du z.B. wirklich jede kurze Mail dreimal Korrektur lesen? Frage dich daher bei jeder Aufgabe, die du selbst erledigst:

  • Ist diese Aufgabe so wichtig, dass ich 100% meiner Energie geben muss?

Taste dich langsam „herab“. Gebe bei nicht so wichtigen Aufgaben am Anfang 100%. Dann vielleicht 90%, 80% und schließlich 60% oder weniger. Mit jedem Schritt kannst du gucken, ob dein Einsatz immer noch gut genug ist und zum gewünschten Ergebnis führt. Wenn ja, sparst du dadurch unglaublich viel Zeit und Energie.

Produktivität steigern als Selbstständige

5: Verbessere deine Tagesstruktur

Und zum Schluss noch ein ganz wichtiger Tipp: Nimm deine Wochen- und Tagesstruktur einmal genau unter die Lupe und sieh nach, ob du sie nicht noch verbessern bzw. besser an dich anpassen kannst.

Was meine ich damit?
Es macht nicht nur einen Unterschied, WAS wir tun. (siehe Prioritäten und relevante
Ergebnisse) Es macht auch einen Unterschied, WIE bzw. in welcher Reihenfolge wir etwas tun. Jeder Mensch ist unterschiedlich. Manche sind morgens super produktiv, manche eher abends. Diese Präferenzen und deine Energiekurve darfst du in deine Tagesplanung mit einbeziehen. Lege die wichtigen Aufgaben und Termine so, dass sie deiner Energie
entsprechen.

Außerdem kannst du die Eisenhower-Methode auch auf deine Tagesstruktur übertragen:

  • Erledige die wichtigen Aufgaben als erstes – morgens.

So vergisst du sie nicht im Laufe des Tages und sie rutschen nicht durch kleine, unwichtige Dinge nach hinten. Außerdem sind deine Energie und Konzentrationsfähigkeit dann oft noch am höchsten. Nutze das für dich, um qualitativ hochwertige und für dich relevante Ergebnisse zu erzielen.

Und Mensch, fühlt man sich produktiv, wenn man direkt am Anfang des Tages schon etwas Wichtiges erledigen konnte, was einen auch wirklich voranbringt!

Zu guter Letzt: Habe Spaß an deiner Arbeit und lass dich von den vielen, kleinen (und großen) Aufgaben nicht einschüchtern. Und falls du dazu noch Fragen haben solltest, melde dich gerne bei mir.

Hannah Stienen ist das Gesicht hinter Organisationsliebe und unterstützt Solo-Selbstständige dabei, ihre Ziele zu erreichen und den Umgang mit ihrer Zeit stressfrei und besser zu managen. Die eigentliche Musikerin bezeichnet „Selbstmanagement“ als ihre zweite Leidenschaft und teilt regelmäßig ihre Erfahrungen und Tipps auf Instagram & Co. Sie ist Autorin des E-Books „Organisationsliebe – Dein Weg zum ganzheitlichen Planer“, in welchem sie ihre Leser und Leserinnen dazu ermutigt, ihr eigenes Planungs-System zu kreieren, welches perfekt zu den eigenen Wünschen und Bedürfnissen passt.

Hannah-Stienen_organisationsliebe_Portraitfoto

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